Dans un souci de protection des individus et des institutions, certains documents sont librement consultés à l'expiration d'un délai de 30 ans ou de délais spéciaux prévus par la loi.
L'article 7 de la loi de 1979 sur les archives précise que « le délai au-delà duquel les documents d'archives publiques peuvent être librement consultés est porté à :
- Cent cinquante ans à compter de la date de naissance pour les documents comportant des renseignements individuels de caractère médical
- Cent vingt ans à compter de la date de naissance pour les dossiers de personnel
- Cent ans à compter de la date de l'acte ou de la clôture du dossier pour les documents relatifs aux affaires portées devant les juridictions, y compris les décisions de grâce, pour les minutes et répertoires des notaires ainsi que pour les registres de l'état civil et de l'enregistrement
- Cent ans à compter de la date du recensement ou de l'enquête, pour les documents contenant des renseignements individuels ayant trait à la vie personnelle et familiale et, d'une manière générale, aux faits et comportements d'ordre privé, collectés dans le cadre des enquêtes statistiques des services publics
- Soixante ans à compter de la date de l'acte pour les documents qui contiennent des informations mettant en cause la vie privée ou intéressant la sûreté de l'Etat ou la défense nationale, et dont la liste est fixée par décret en Conseil d'Etat.
- Des demandes de dérogations peuvent être effectuées pour consulter des documents non accessibles.
Ressource destinée prioritairement à l'information des élus et des services communaux, la mise à disposition des textes officiels demeure un service accessible aux usagers.
Le service documentation est chargé de collecter, traiter et diffuser l'information liée à l'activité des collectivités locales. Il centralise et actualise la documentation locale et officielle.
Le fonds documentaire est constitué